Què fem exactament
L'hoste fotografia el seu document i la foto es llegeix per extreure'n els camps: es comproven els dígits de control de la banda, s'omplen els camps del registre i la imatge no es guarda.
El que queda són els camps del registre de viatgers. Aquests es guarden, perquè són els que la llei t'obliga a tenir, igual que quan s'omplien a mà al taulell.
Per què va més enllà de la privacitat
La imatge d'un document d'identitat és de les coses més sensibles que passen per un hotel. Guardar-la et converteix en el seu custodi, i el dia que hi hagi un problema, el problema és de qui la té.
El reglament europeu demana guardar només el que cal per al que estàs fent. Aquí n'hi ha prou amb el camp verificat: fa tota la feina del registre.
Per demostrar que el document es va comprovar, queda registrat que els dígits de control van quadrar. Així la prova queda separada del risc.
Això és el que fem nosaltres i el motiu, i som un equip tècnic: el que hagi de conservar el teu hotel, i quant de temps, t'ho ha de dir la teva assessoria.
I si l'hotel la vol guardar igualment
És la seva decisió i la seva responsabilitat. La nostra posició és guardar només els camps, i és una tria, més que un límit tècnic. Un hotel que necessiti arxivar imatges de documents necessita una altra eina i un contracte que digui qui en respon.
Què preguntar a qui et vengui un check-in en línia
Cinc preguntes. I les respostes valen més si són per escrit al contracte que si són en una trucada:
- Guardeu la imatge del document?
- Si la guardeu, on està allotjada i a quin país?
- Quant de temps es conserva, i què l'esborra?
- Qui de la vostra empresa la pot veure?
- Això m'ho poseu al contracte?
Si ets hoste i has arribat aquí buscant això
Del teu document guardem només els camps del registre. I aquestes dades les tractem per encàrrec de l'hotel, que n'és el responsable: si hi vols accedir o vols que s'esborrin, demana-ho a l'hotel.
Preguntes freqüents
Cal guardar una còpia del DNI de l'hoste? Per al registre de viatgers n'hi ha prou amb els camps del part d'entrada que fixa el Reial decret 933/2021.
Com es demostra que el document es va comprovar? Queda registrat que els dígits de control de la banda del document quadraven.
A qui demana l'hoste accedir a les seves dades o esborrar-les? A l'hotel, que és el responsable del tractament: Vesia tracta aquestes dades per encàrrec seu.